Donor Management pakket Vigilant

Beschrijving Vigilant©

Basismodule Boekhouding

Dit pakket is een standaard boekhoudpakket gebaseerd op het gebruik van dagboeken. Alle informatie blijft zichtbaar, ook na het afsluiten van een boekjaar of periode. Indien andere financiële modules actief zijn dan zorgen die voor een juiste boeking. Indien de invoer van de financiële informatie gedaan wordt via subadministraties dan is specifieke boekhoudkennis niet noodzakelijk. De boekhouder kan achteraf de boekingen controleren en zonodig corrigeren zonder dat allerlei correctieboekingen het zicht op de werkelijkheid verstoren. Ten behoeve van een (gewoonlijk door accountants vereiste) audit-trail wordt van alle mutaties vastgelegd wie en wanneer de handeling heeft verricht.

Module voor de Budgettering en Verslaglegging

Gekoppeld aan de boekhouding kan de begroting worden ingevoerd. Het budgetschema dat gebruikt wordt staat los van het grootboekschema. Er zijn meerdere budget'maskers' over het ene grootboekschema mogelijk. De budgetten kunnen ook in een seizoenpatronen worden vastgelegd en gerapporteerd. Door dwarsverbanden aan te geven wordt de koppeling gelegd tussen het begrootte bedrag en de realiteit. Verder geldt het budgetschema per boekjaar en kunnen er dus per boekjaar andere koppelingen gelegd worden. Dit geeft ruime mogelijkheden om overzichten te produceren met cijfers uit verschillende boekjaren terwijl het grootboekschema gewoon gewijzigd en aangepast kan worden naar nieuwe inzichten en/of activiteiten.

Module voor de Kostenplaatsregistratie

Een grootboekrekening kan nader gespecificeerd worden door middel van kostenplaatsen. Deze tweede dimensie voorkomt het 'exploderen' van het grootboekschema. De kostenplaatsen kunnen hiërarchisch gedefinieerd worden op basis waarvan weer saldibalansen gemaakt kunnen worden.

Module voor de Fondsenadministratie

Dit module is met name ontworpen voor zendingsorganisaties die daarmee de inkomsten en uitgaven van zendelingen kunnen volgen. Van maand tot maand kan gevolgd worden of er voldoende fondsen beschikbaar zijn. Bij de maandafsluiting worden overzichten geproduceerd waarmee de zendeling en/of zijn TFC (thuisfrontcommissie) inzicht krijgt in de ontvangen giften en betaalde kosten. Die overzichten worden automatisch per e-mail worden verzonden naar zendeling en TFC.

Module voor de Activaregistratie

Door alle activa via dit module te registreren kan de afschrijving automatisch plaatsvinden. Bij gebruik van  het basismodule voor factuurregistratie kunnen de activa automatische worden aangevuld vanuit de facturen.

Basismodule Relatiebeheer

Via dit module worden relaties samen met hun adresgegevens vastgelegd. Naast de standaard NAW-rubrieken is het ook mogelijk eigen invoerrubrieken te definiëren. Middels een serie kenmerkcodes wordt een profiel van de relatie opgebouwd. Deze codes zijn zowel handmatig te plaatsen als automatisch door diverse VIGILANT©  functies. Selectie is mogelijk op kenmerkcodes van de relatie, maar ook op rubrieken uit andere VIGILANT©  bestanden. Dit geeft een krachtige manier om later selecties te plegen op relaties om daarmee gerichte mailingen te kunnen uitvoeren. Dit kan zowel de standaard mailing zijn per post maar ook per e-mail is mogelijk.

Standaard zit in deze basismodule de module voor giftenadministratie (alleen als ook de basismodule voor de boekhouding actief is) en de abonnementenadministratie.

Betalingsverkeer

Het verwerken van rekeningafschriften van de bank kan in één functie uitgevoerd worden door import vanuit het telebankierensysteem van de betreffende bank. De meeste mutaties zullen geheel automatisch geboekt kunnen worden. Voor de resterende mutaties van een rekeningafschrift biedt VIGILANT©  een snel te verwerken voorzet. Bij giften kan direct een koppeling gelegd worden tussen de gever en het doel waarvoor hij geeft. Giften zijn zowel vrije giften als betalingen voor abonnementen. Direct is ook zichtbaar of er te betalen facturen open staan. Elk bedrag van het dagafschrift kan direct verwerkt worden, want een rechtstreekse boeking in het grootboek (dus niet bij een relatie) is ook mogelijk.

Standaard zijn functies beschikbaar voor zowel ingaande als uitgaande bankmutaties. Koppelingen zijn er naar diverse bancaire systemen zoals ING, ABN/AMRO en Rabotel en via CLIEOP bestanden. Ook automatische incasso is mogelijk, zowel eenmalig als periodiek.

Giftenadministratie

In tegenstelling tot facturen komen giften deels spontaan binnen waarbij het van te voren niet duidelijk is wanneer en voor welk bedrag. De registratie van giften staat los van de facturering waardoor er geen 'openstaande' facturen ontstaan. Aangezien de giften meestal niet helemaal spontaan ontstaan, maar het gevolg zijn van mailingen (per post dan wel per e-mail), wil je het resultaat kunnen meten. Hiervoor zijn analyse methoden opgenomen zodat je de giften kan meten naar hoogte van bedrag, regio, opbrengstnummer, soort relatie en eventueel leeftijd. Dit levert lijsten op maar de cijfers kunnen ook rechtstreeks in een Excel spreadsheet gezet worden om daarmee de cijfers grafisch weer te geven.

Beloftenadministratie: giften en abonnementen

Belofte is een verzamelbegrip voor regelmatig binnenkomende gelden van relaties, waarvoor die relatie een bepaalde toezegging heeft gedaan. Zo'n toezegging is niet altijd 'hard' zoals een debiteurenvordering. Zo kan een toezegging voor een gift zowel een periodieke incasso betreffen als het zelf overmaken (periodiek of spontaan) door een relatie. Toezeggingen kunnen ook vastgelegd worden op basis van ervaring dat een relatie periodiek een bedrag overmaakt voor een zeker project. Door dit vast te leggen ‘leer’ je het systeem waar giften voor zijn, waardoor meer en meer giften automatisch geboekt kunnen worden.

Al deze giften worden bij de relatie geadministreerd, naar hun categorie. Voor abonnementen zijn er mogelijkheden om te werken met tarieven, geschenk­abonnementen, automatisch beëindigen enz. Tariefsaanpassingen kunnen geheel automatisch doorgevoerd.

Binnen deze administratie kunnen zowel financiële projecten worden vastgelegd als koppelingen naar subprojecten. Aan subprojecten kan door gebruikersvelden een geheel eigen invulling gegeven worden. Zo gebruikt een organisatie dit voor een kinderadoptieplan.

Module voor contacthistorie en agenderingen

Via dit module is het mogelijk om de contacten met de relaties te registreren zodat inzicht verkregen wordt in de aard en omvang van die contacten. Naar de toekomst toe kunnen agenderingen van afspraken worden vastgelegd of van momenten voor bepaalde te ondernemen acties. Per registratie is er een ruime mogelijkheid voor commentaar. Op het moment dat toekomstige zaken aan de orde zijn worden deze gesignaleerd. Naar wens kunnen contacten of agenderingen gekoppeld worden aan gebruikers om zo een persoonlijke agenda op te kunnen bouwen.

Module voor ledenadministratie

Via dit module kunnen de personen geregistreerd worden die op een bepaalde adres wonen, meestal dus een gezin. Dit is met name bedoeld voor de kerkelijke administratie. Naast de algemene persoonsgegevens kunnen specifiek kerkelijke gegevens worden vastgelegd zoals huwelijk, doop en, afhankelijk van de kerkelijke achtergrond, opdragen of belijdenis. Voor de statistiek wordt een persoonsboekhouding bijgehouden, zodat inzicht verkregen wordt waar mensen vandaan komen en waarheen ze vertrekken.

Een bijzondere functie is de mogelijkheid een fotoboek samen te stellen van de leden van een gemeente. Door per persoon een digitale foto op te slaan en deze te koppelen kan automatisch een adressenboek met foto's worden samengesteld. Verder kan de medewerking, deelname of indeling binnen de gemeente vastgelegd worden. Daarmee kunnen bijvoorbeeld wijkoverzichten gemaakt worden of een overzicht van de medewerkers van de zondagsschool.

Module Plaats-Straattabellen Nederland en Buitenland

Voor met name grotere organisaties is het mogelijk om adressen in te voeren door middel van postcode en huisnummer. Daardoor wordt de schrijfwijze van straten eenduidig en zal er bij postverzending geen post retour komen omdat de postcode onjuist is. Voor de Nederlandse postcodes wordt het bestand door middel van een abonnement maandelijks geactualiseerd en automatisch verwerkt. Voor veel Europese landen is ook een complete tabel aanwezig. Verder zijn er functies voor opschoning van een vervuild adressenbestand.

Module Organisatorische Verbanden

Wie hoort bij wat of wie valt onder wat? Met dit module worden verbanden tussen relaties en de aard van dat verband vastgelegd. Bijvoorbeeld functionarissen van een gemeente. En andersom tot welke gemeente behoort een relatie. Maar elk ander verband is mogelijk. De verbanden werken dus tweezijdig 1 op meer.

Basismodule voor de Factuurregistratie

Veel pakketten voor factuurregistratie kennen functies voor inkoopfacturen gescheiden van verkoopfacturen. Binnen VIGILANT©  is er één invoerfunctie voor facturen en eventueel voor bestelbonnen, afleverbonnen, pro forma facturen enz. Het onderscheid wordt gemaakt doordat eerst per soort de kenmerken worden vastgelegd op basis waarvan de juiste registratie en afhandeling plaats vindt. Voor een gebruiker is er immers geen onderscheid tussen een inkoop dan wel een verkoopfactuur ten aanzien van de invoer van de factuurregels. Hierdoor is het zelfs mogelijk om bijvoorbeeld inkoopfacturen af te drukken, iets wat soms handig kan zijn.

Module voor de voorraadadministratie

De facturering kan werken zonder artikelen, iets wat goed kan als er weinig verkoop is. Indien er veel verkoopartikelen zijn, is het met artikelen een snelle en eenduidige facturering mogelijk. Ook kan op deze manier de voorraad worden bijgehouden, in aantallen en waarde.. Het systeem voor het toekennen van kortingscodes en kortingsklasses biedt mogelijkheden om bepaalde groepen relaties automatisch een korting op afname van artikelen toe te kennen.

Wil men zelfs zover gaan dat bestellingen voor zowel inkoop als verkoop geregistreerd gaan worden dan is daarvoor een uitbreiding mogelijk. In die uitbreiding zit ook de mogelijkheid voor het hebben van voorraad in consignatie.

Module voor de reserveringen van conferentie

Organisaties die conferenties organiseren kunnen de registratie doen via dit module, met direct daaraan gekoppeld het maken van facturen en incasso. Indien gewenst kan dit ook gekoppeld worden aan de verhuur van kamers. Wordt gewerkt met workshops dan is dit module ook in staat om de indeling daarvan automatisch te verzorgen. Daarbij wordt dan rekening gehouden met voorkeuren en capaciteit van lokalen. Ook de volledige registratie voor een conferentieoord is kan met dit module uitgevoerd worden.

Als toevoeging op dit module is het mogelijk om de aanmeldingen via het internet automatisch binnen te halen en vervolgens interactief met de gebruiker te registreren. Interactie met een gebruiker is noodzakelijk om de kwaliteit van de invoer te waarborgen, maar 'gladde"aanmeldingen worden met een enkele toets/muisklikken snel verwerkt.

 

Helpdesk VigilantDMS
© 2015 VigilantDMS. Alle rechten voorbehouden.