Website koppeling

Inleiding

Veel organisaties hebben op hun website een formulier staan waarmee ze de mogelijkheid bieden om zich aan te melden voor een nieuwsbrief of financiƫle ondersteuning. Die formulieren zijn bijna nooit gekoppeld aan de administratie waardoor de informatie weer overgetypt moet worden in de eigen administratie. Voor e-mailnieuwsbrieven zijn er binnen de website wel weer mogelijkheden om dat geautomatiseerd te doen. Echter dat zijn meestal losstaande administraties waardoor het in de eigen CRM niet zichtbaar is of iemand een nieuwsbrief ontvangt. Verder wordt er meestal weinig tot geen inhoudelijke controle uitgevoerd op de ingevoerde gegevens.

Vigilant koppeling met de administratie

Via de website zijn de volgende koppelingen denkbaar:

  1. Adreswijzigingen

    Donateurs kunnen zelf hun adreswijziging doorgeven. Om te voorkomen dat iedereen van iedereen het adres kan wijzigen is het relatienummer en de postcode/huisnummer nodig om dat te kunnen doen.

    Voorbeeldscherm

     

  2. Aanmelden voor nieuwsbrieven

    Dit kan zowel een e-mail nieuwsbrief betreffen als een papieren nieuwsbrief. Zelfs zou het nog gebruikt kunnen worden om zich voor een evenement op te geven. Dit is dan uiteraard wel beperkt omdat men zich kan opgeven dan wel weer uitschrijven.
    Belangrijk verschil met de traditionele aanmeldingen voor e-mailnieuwsbrieven is wel dat men ook een wijziging van het e-mailadres kan doorgeven.

    Voorbeeldscherm

     

  3. Aanmelden voor ondersteuning

    In feite is deze dezelfde als bij 2 alleen is hier de mogelijkheid aan toegevoegd om een eenmalige dan wel periodieke ondersteuning op te geven. Een banknummer wordt direct gevalideerd en zo nodig omgezet naar IBAN.

    Voorbeeldscherm

     

  4. Volgen van een e-mail mailing

    Indien een e-mail mailing gestart is dan kan het wel enige tijd duren voor alles werkelijk verzonden is. Zeker bij grotere mailings gaat dit buiten de kantooruren door. Een gebruiker kan via deze weg monitoren of alles nog steeds doorloopt. Bij storingen kan dan direct actie worden ondernomen. 

De ingevoerde gegevens worden gecontroleerd via een programma dat draait op de computer van VigilantDMS. Zo kan direct een adres worden ingevuld na invoer van de postcode en huisnummer, een foutief netnummer worden gesignaleerd enz. Indien blijkt dat bij een aanmelding het e-mailadres al bekend is, zullen direct de daarbij horende gegevens worden ingevuld.
 
Om er zeker van te zijn dat de aanmeldingen via 2 en 3 daadwerkelijk van de betreffende persoon afkomstig zijn, wordt er altijd een verificatie e-mail verzonden. Door te klikken op een verificatielink geeft de donateur aan dat de gegevens kloppen. Pas dan worden de gegevens verwerkt in de administratie. De werkwijze is gelijkwaardig aan een SMS machtiging.

Helpdesk VigilantDMS
© 2015 VigilantDMS. Alle rechten voorbehouden.