Produktinformatie voor Gemeenten

Productinformatie Vigilant© voor Gemeenten

Inleiding

Het pakket Vigilant© is modulair opgezet waardoor het geschikt is voor zowel de kleinere organisaties zoals kerkelijke gemeentes als de grotere organisaties. Voor kleinere gemeentes is een bundel samengesteld waarmee zowel de ledenadministratie als de financiële administratie uitgevoerd kan worden. In dit document wordt beknopt weergegeven wat de mogelijkheden zijn omdat als we alles moesten noemen, dit document te lang zou worden. 


Wat is mogelijk

Binnen de ledenadministratie kunnen de adressen vastgelegd worden samen met de personen die daar wonen. Bij de personen kan naast de standaard gegevens zoals naam, geboortedatum, doop enz ook vastgelegd worden waar ze aan meewerken, meedoen. Ook een wijkindeling op basis van postcode is mogelijk.
 
Voor de financiële administratie staat een volwaardig standaard boekhoudmodule ter beschikking. Het bijzondere van dit pakket is wel dat voor de registratie van de giften een koppeling met de relatie vastgelegd wordt. Door de mogelijkheid ervaring van het geefgedrag vast te leggen kan de verwerking van giften steeds verder geautomatiseerd worden. Periodieke dan wel eenmalige incasso’s behoort tot de standaard mogelijkheden. 


Hoe werkt het in de praktijk

Binnen een gemeente is het vaak zo dat de ledenadministratie door het secretariaat wordt verzorgd en de financiële administratie door de penningmeester en die zitten meestal niet op één adres. Om die reden, maar ook om een ingewikkelde installatie op uw computer te voorkomen, is gekozen voor het SAAS concept. SAAS staat voor Software As A Service en komt er op neer dat uw gegevens en de programmatuur op de computers staan van VigilantDMS©. Via het Remote Desktop Protocol wordt ingelogd op de computers van VigilantDMS©. Technisch maakt het niet uit welke computer u zelf heeft zowel voor de snelheid van werken als voor de verbinding. Alleen schermen gaan over de lijn.  Voor een nadere uitleg volg deze link.


Voor wie is dit bedoeld

Deze bundel is speciaal samengesteld voor de kleinere gemeentes waarbij we dan uitgaan van minder dan 1.000 adressen. Op basis daarvan hebben we de prijsstelling gesteld per 100 adressen, waardoor het ook voor de echt kleine gemeentes financieel haalbaar is. Let wel een adres is niet gelijk aan een lid omdat op één adres meer leden kunnen wonen.

Wat kost het

U betaalt alleen voor het gebruik van de programmatuur en er wordt alleen een eenmalig bedrag gevraagd van € 150 voor het opzetten van de administratie. Hierin begrepen is het omzetten van 1 adressenbestand. De gebruiker zal zelf de signaleringen uit deze conversie afwerken.

Voor gebruik wordt een vast bedrag per 100 adressen in rekening gebracht eventueel verhoogd met een bedrag voor één of meer extra gebruikers. Dit maandbedrag wordt door ons automatisch geïncasseerd.
De bundel kost € 13 per 100 adressen en elke extra gebruiker kost 2 euro extra. Alle bedragen zijn inclusief BTW hoog tarief. 


Functies en mogelijkheden binnen deze bundel

Hiervoor hebben we globaal de functies beschreven en hierna volgt puntsgewijs demogelijkheden van de bundel zonder de pretentie volledig te zijn.
Ledenadministratie
  • Onbeperkt aantal telefoonnummers, e-mailadressen en banknummers
  • Selectiemogelijkheden op alle rubrieken
  • Onbeperkt aantal personen per adres
  • Zowel met opdragen/volwassen doop als kinderdoop/belijdenis wordt rekening gehouden
  • Mogelijkheid voor het samenstellen van een fotoboek van de gemeente
  • Zowel losse e-mailverzending als mailing per e-mail direct vanuit het pakket is mogelijk
  • Ruime mogelijkheden voor selectie van leden met eigen ontworpen overzichten
  • Met koppeling naar postcodetabellen is invoer van postcode en huisnummer voldoende om het volledige adres te krijgen
 
Financiële administratie
  • Geheel eigen rekeningschema mogelijk met een onbeperkt aantal dagboeken
  • Inlezen en uitvoeren van betaalbestanden is mogelijk en dat geldt voor elke bank
  • Periodieke en eenmalige incasso’s is mogelijk
  • Via toezeggingen is het geefgedrag vast te leggen waardoor nieuwe giften automatisch op de juiste rekening geboekt kunnen worden
 
Algemeen
  • Functiescheiding is mogelijk door per gebruiker de functies te scheiden, terwijl er wel met één relatiebestand wordt gewerkt
  • De gegevens blijven altijd het eigendom van de gebruiker
  • Inbegrepen is ondersteuning van 30 minuten per maand wat tot 3 maanden wordt vastgehouden. Hierdoor kan de tijd voor ondersteuning oplopen tot maximaal          90 minuten. Wilt u meer ondersteuning dan wordt dit per ingegaan kwartier afgerekend tegen € 13,50 per kwartier (incl.).
  • In de eerste opzet zit de mogelijkheid voor het omzetten van 1 adressenbestand. Wilt u meer bestanden
omzetten dan is dat mogelijk voor € 50 per bestand.

 
 

Helpdesk VigilantDMS
© 2015 VigilantDMS. Alle rechten voorbehouden.